Cómo mantener tu oficina organizada

Es innegable que el orden es algo fundamental a la hora de realizar cualquier trabajo, planificar cualquier acción y, en general, hacer cualquier cosa para un fin determinado. Es por ello que el orden en el espacio de trabajo no es una opción, sino un requisito para poder rendir de manera óptima y eficiente.

Un espacio de trabajo desordenado solo propicia más desorden, además de entorpecer el trabajo de los empleados que a veces tardan varios minutos buscando papeles perdidos o algo similar. Eso sin contar que el desorden en muchos casos bloquea la mente, por lo cual suele afectar bastante sobre todo al personal que trabaja en el ámbito creativo.

Ahora bien, eso no quiere decir que debas obligar a todos tus trabajadores a tener espacios ordenados uniformemente. Cada uno tiene su propio “orden”, lo que debes hacer es tratar de que ese orden se adecúe a estándares de grupos de trabajos que puedan trabajar eficientemente cumpliendo ese orden y no haciéndolo de una manera descuidada.

Esto es, que si un equipo de trabajo (por ejemplo, contabilidad) tiene su espacio organizado de una manera determinada, el espacio quede así todos los días al finalizar el día, para que al día siguiente puedan encontrar su espacio ordenado como en un inicio.

Las grandes empresas saben esto, y designan encargados por área de mantener el orden en el espacio de trabajo, y más que ser una presión, es un alivio para los trabajadores el encontrar siempre un espacio que mantenga su orden y en lugar de entorpecer, colabore con la eficiencia de su labor.

Algunos consejos para mantener la oficina ordenada son:

• Evitar comer en la oficina: Sobre todo si se trata de alimentos con envolturas o cáscaras. De hecho, no es negativo comer en la oficina si lo haces en un momento apropiado y siempre dejando la basura y los restos en su lugar (el tacho de basura). El problema está en cuando se usa el espacio de trabajo como un comedor, y se dejan en él tazas sucias, vasos vacíos, envolturas, cáscaras y más.

• Designar espacios para cada cosa: Es importante que cada cosa tenga su propio lugar. Un espacio para los documentos, otro para los implementos de oficina (calculadora, lapiceros, reglas, etc.), un espacio para todo. Y cada vez que termines de usar algo, devuélvelo a su lugar. Es importante tener esta costumbre y fomentarla con el resto de trabajadores. Se pierden unos segundos al día haciendo esta pequeña acción, pero se pierde mucho más tiempo con una oficina desordenada en donde uno no sabe dónde están las cosas.

• Usar organizadores de colores: Para ordenar tus documentos puedes usar organizadores de colores. Uno para los documentos recientes, potro para los documentos del archivo, otro para los de contabilidad, etc. De lo que se trata no es de amontonar lápices a un lado y papeles al otro, sino de tener una oficina organizada inteligentemente, que te permita saber un lapicero, sí, pero también tener a la mano, cando lo desees, un documento del mes pasado.